Aspects administratifs

Informations pour les établissements d’affectation et les civilistes sur les horaires de travail, les congés, les vacances, les jours fériés, les absences en cas de maladie et d’accident, les allocations pour perte de gain (APG), etc.

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Horaires de travail

Les civilistes travaillent à un taux d’occupation de 100 %. Les affectations à temps partiel et le travail à domicile ne sont pas autorisés. Le temps de travail et de repos est le même que pour les employés de l’établissement d’affectation. Le temps de travail hebdomadaire est fixé dans le cahier des charges. Les majorations de temps et les indemnisations financières ne sont pas autorisées en cas de travail effectué par équipes, de nuit ou le week-end. Les heures supplémentaires peuvent être compensées pendant l’affectation. En cas de doute, veuillez vous adresser au centre régional compétent.

Déclaration des jours de service

L’établissement d’affectation transmet au CIVI la déclaration des jours de service au plus tard cinq jours suivant la fin du mois ou de l’affectation. La déclaration des jours de service se fait par voie électronique via ZiviConnect. Elle tient compte des jours qui sont imputables et de ceux qui ne le sont pas.

• Jours de service imputables

  • jours de voyage au début et à la fin de la période d’affectation
  • jours de maladie (certificat médical à partir du deuxième jour consécutif)
  • jours de vacances
  • jours de repos usuels (p. ex. samedis et dimanches, jours fériés, aussi pendant, juste avant et juste après la fermeture annuelle de l’établissement d’affectation)
  • jours de congé autorisés pendant lesquels le civiliste accomplit au moins encore cinq heures de travail auprès de l’établissement d’affectation
  • jours de travail pendant lesquels le civiliste compense ses heures supplémentaires
  • jours que le civiliste ne peut accomplir, indépendamment d’une faute de sa part (pour des raisons autres que maladie ou accident)
  • cours de formation
  • affectations à l’essai et tests d’aptitude en vue d’une affectation à l’étranger
  • affectations à l'essai convenues au moyen d'une convention d'affectation (même procédure que pour les affectations normales)

• Jours de service non imputables

  • entretiens individuels avant l’affectation auprès du centre régional ou de l’établissement d’affectation les jours de congé autorisés
  • jours pendant lesquels l’établissement d’affectation est fermé (fermeture annuelle, p. ex.) et pendant lesquels le civiliste ne peut pas prendre de vacances
  • absences sans autorisation
  • examen médical en vue d’une affectation à l’étranger

Les affectations accomplies dans le cadre de camps sont soumises à des règles spéciales.

• Aide-mémoire Affectations dans des camps

  PDF199.97 kB12 novembre 2024

• Aide-mémoire Déclaration des jours de service

  PDF225.69 kB12 juin 2025

Allocations pour perte de gain

Vous trouverez des informations sur les allocations pour perte de gain (APG) sur la page Finances.

Congé

Pour obtenir un congé, le civiliste doit déposer une demande suffisamment à l’avance auprès de l’établissement d’affectation. L’établissement d’affectation décide ensuite si le congé est accordé ou non. Exception : si le civiliste a envoyé sa demande avant l’établissement de la convocation, le centre régional peut accorder le congé. En cas de doute, veuillez vous adresser au centre régional compétent.

• Motifs de congé

  • décès ou maladie grave d’un proche (max. 3 jours)
  • mariage du civiliste (max. 3 jours)
  • naissance d’un enfant du civiliste (max. 3 jours)
  • examens dans le cadre d’une formation professionnelle ne pouvant être reportés (max. 3 jours)
  • inscription auprès d’un établissement de formation ou journée d’introduction, pour autant que la présence soit indispensable (max. 1 jour)
  • participation à des séances d’autorités (max. 1 jour).

  L’établissement d’affectation peut accorder au civiliste un jour de congé supplémentaire :

  • pour les démarches urgentes que le civiliste ne peut effectuer ni pendant son temps libre, ni dans le cadre de l’horaire mobile
  • pour tout autre motif, lorsque le refus d’une demande serait inacceptable pour le civiliste.

Important : les jours de congé autorisés ne sont pas considérés comme jours de service, ce qui signifie que le civiliste ne touchera ni allocation pour perte de gain ni indemnités. L’établissement d’affectation ne verse aucune contribution pour ces jours de congé.

Exception : si le civiliste travaille cinq heures au moins pendant le jour de congé, celui-ci est considéré comme jour de service et doit être inscrit comme tel dans la déclaration des jours de service. Si un civiliste souhaite obtenir un congé de plus de trois jours, le centre régional doit également approuver le congé en question. En période de congé, le civiliste reste assuré par l’assurance militaire contre les accidents et la maladie.

Vacances

Un civiliste a droit à huit jours de vacances comptant comme jours de service si son affectation dure au moins 180 jours sans interruption. Les jours de vacances sont considérés comme des jours de service. Pour toute tranche de 30 jours de service supplémentaires, il a droit à deux jours de vacances en sus. Idéalement, la planification des vacances devrait être discutée avant de remplir la convention d’engagement. Si le civiliste accomplit une période d’affectation ininterrompue dans plusieurs établissements d’affectation (affectation « chaînée »), les jours de vacances doivent être répartis en proportion du temps passé dans chacun d’eux. Les jours de vacances qui ne sont pas pris sont perdus sans indemnité.

• Fermeture annuelle et jours fériés

  Fermeture annuelle : si l’établissement d’affectation prévoit une fermeture, le civiliste doit prendre des vacances pendant cette période. Si les vacances de l’établissement durent plus longtemps que les jours de vacances auxquels le civiliste a droit, les jours de congé supplémentaires ne sont pas considérés comme des jours de service.

  Heures de travail pendant les jours fériés et les week-ends : les jours de service effectués pendant les jours fériés et les week-ends sont comptés 1:1 sans supplément dans le temps de travail hebdomadaire à effectuer. Le cahier des charges définit si du travail est prévu le week-end.

Maladie et accident

Le civiliste est couvert par l’assurance militaire tout au long de son affectation en cas de maladie et d’accident.

Dans tous les cas, un certificat médical est obligatoire en cas d’absence :

• lors d’une convocation (affectation à l’essai ou entretiens, p. ex.)
• de plus d'un jour en cas de maladie / accident. Présentation du certificat médical à l’établissement d’affectation dans les trois jours (ceci indépendamment des règles que l’établissement d’affectation applique normalement en cas d’absence pour cause de maladie ou d’accident).

L’établissement d’affectation transmet le certificat médical au centre régional compétent en même temps que la déclaration des jours de service. Le certificat doit couvrir toute la période d’absence. Faute de certificat médical, une procédure disciplinaire sera ouverte à l’encontre du civiliste. Le nombre de jours de maladie est limité en fonction de la durée de l’affectation. Dans des cas exceptionnels, une affectation peut également être interrompue en cas d’absence prolongée pour cause de maladie ou d’accident.

Frais couverts par l’assurance militaire

L’assurance militaire prend en charge les coûts de la visite médicale et des éventuels médicaments prescrits par le médecin. Le civiliste doit remplir la déclaration de sinistre de l’assurance militaire. Informations complémentaires :

Formulaire d'inscription d'assurance militaire

Site Web Assurance Militaire

Attestation ou certificat de travail

Après chaque affectation, l’établissement d’affectation doit délivrer une attestation de travail au civiliste. Si l’affectation a duré au moins 54 jours, le civiliste reçoit un certificat de travail. Outre les informations usuelles portant sur les tâches, les prestations et le comportement sur le lieu de travail, le certificat doit impérativement mentionner qu’il s’agit d’une affectation accomplie dans le cadre du service civil. Le civiliste ne peut pas faire passer son affectation comme stage pour une formation de base ou continue.